Sneller werken met Excel en Jaws

Gerard van Rijswijk, Koninklijke Visio

Wil je makkelijker navigeren en sneller werken met Excel? In dit deel uit de serie Handiger werken met Excel geven we je nuttige tips als je met Jaws werkt. Denk aan lijsten weergeven, kolomtitels laten uitspreken, snel een totaal opvragen en handige sneltoetsen.

Excel is één van de programma’s uit het Office-kantoorpakket van Microsoft. Het programma wordt veel gebruikt als rekenprogramma maar Excel is ook prima bruikbaar voor het aanleggen en bijhouden van overzichten en lijsten. Denk daarbij aan een adreslijst of verzameling van andere gegevens zoals het bijhouden van meterstanden.

Doordat een Excel bestand bestaat uit rijen en kolommen en bovendien uit verschillende werkbladen kan bestaan is het lastig om overzicht te houden als je gebruik maakt van spraak en/of braille. In dit overzicht staan toets combinaties die helpen om met behulp van Jaws te navigeren over een Excel bestand. In het document Excel en Sneltoetsen die eveneens op het Kennisportaal beschikbaar is staan de algemene sneltoetsen van Excel.

De naam van de kolom of rij laten uitspreken

Om in elke cel de kolomtitels en rijtitels uit te laten spreken moeten die eerst worden gedefinieerd. De makkelijkste manier hiervoor is om naar de cel te gaan waar de kolomtitels en rijtitels samenkomen, in de meeste gevallen is dat in de linker bovenhoek van de tabel. De kolomtitels en rijtitels definieer je vervolgens met onderstaande sneltoetsen. Wanneer je nu van rij wisselt zal de rijtitel worden voorgelezen. Als je van kolom wisselt zal de kolomtitel worden uitgesproken.

(tip: gebruik de rechter ALT, dit is een alt en control in één)

Totalen uitlezen

Een rij of kolom waarin totaal of andere berekening worden gedaan kunnen te allen tijde worden uitgelezen indien ze daarvoor zijn gedefinieerd. Navigeer eerst naar de cel waarin de betreffende berekening (totalen) zijn gepresenteerd. Dit kan dus onderaan in een kolom zijn of aan het einde van een rij.

Staan de totalen aan het eind van de rij:

Sta je dus ergens in een rij dan kan je met INSERT+DELETE in één keer het totaal van de rij laten voorlezen.

Staan de totalen aan het eind van de kolom:

Sta je dus ergens in een kolom dan kan je met INSERT+NUM PAD ENTER in één keer het totaal van de kolom laten voorlezen.

Lijsten voor Excel

Met het lijstprogramma van Jaws is het mogelijk om lijsten op te roepen van bepaalde items in het werkblad. Vervolgens kan je met PIJLOMLAAG en OMHOOG een item selecteren. Zodra je op ENTER drukt, gaat de focus in het werkblad naar het in de lijst geselecteerde item.

De volgende lijsten zijn beschikbaar:

De inhoud van een speciale cel vanuit een andere cel op vragen

Als je ergens op het werkblad een cel hebt staan die je even snel wil lezen, dan kun je hier een monitorcel aan vastmaken. Daarna kun je vanuit elke willekeurige cel de informatie van deze monitorcel opvragen. Je kunt maximaal 10 monitorcellen definiëren. Navigeer eerst altijd naar de cel die je wil definiëren. Pas dan onderstaande sneltoetsen toe.

Een tweede monitorcel definieer je met INSERT+SHIFT+2 en lees je met ALT+SHIFT+2.

Breedsprakigheid van de cel

Bepaal zelf wat Jaws uitspreekt als je van cel naar cel navigeert. Standaard staat Jaws ingesteld dat naast de inhoud van de cel ook de cel coördinaten worden uitgesproken. Wil je dat niet? Druk dan in het Excel werkblad op Insert+V en typ in celbreedsprakigheid. Ga vervolgens met pijl omlaag en druk op de spatiebalk om te kiezen voor alleen inhoud of inhoud en coördinaten. Druk vervolgens twee keer op Enter of druk op de Tab toets naar OK en druk op Enter.

Braille

Binnen Jaws is het mogelijk of op de leesregel de huidige cel, de huidige rij of de huidige kolom moet worden weergegeven. De standaard instelling is het tonen van de actieve cel. Wil je dit aanpassen, druk dan in het actieve werkblad op Insert+V en typ in braille. Ga met pijl omlaag naar braille celweergave en druk op de spatiebalk om van keuze te wijzigen. Druk vervolgens twee keer op Enter of druk op de Tab toets naar OK en druk op Enter.

Heb je nog vragen?

Mail naar kennisportaal@visio.org, of bel 088 585 56 66.

Meer artikelen, video’s en podcasts vind je op kennisportaal.visio.org

Koninklijke Visio

expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen

www.visio.org