Handleiding Zoom voor Visio cliënten

Mark Lanting en Marc Stovers, Koninklijke Visio

Met Zoom kun je met een Visio medewerker videobellen, of aan een Visio webinar deelnemen. Ook kun je telefonisch verbinding maken.

In deze handleiding met stappenplan en video’s leer je hoe je dit doet op je smartphone, tablet of pc. We leggen uit hoe je Zoom op je computer, smartphone of tablet zet, en hoe je een uitnodigingslink van Visio accepteert om de videosessie te starten.

Zoom is toegankelijk met spraaksoftware op laptop en pc, smartphone of tablet.

Heb je geen smartphone of pc, of wil of kun je de installatie stappen niet doorlopen? Je kunt ook telefonisch aan een Zoom meeting deelnemen. Deze procedure is eenvoudiger omdat je geen ict kennis nodig hebt. Je hebt echter wel minder mogelijkheden:

1. Bij een telefonische sessie heb je alleen een audioverbinding en geen beeld.

2. Je telefoonnummer is zichtbaar voor de andere deelnemers.

3. Je betaalt de kosten van een regulier telefoongesprek.

In de praktijk is telefonisch inbellen dus weliswaar de eenvoudigste procedure, echter door de beperkingen is het met name interessant als je niet wilt of hoeft deel te nemen aan een discussie, én wanneer je in de sessie geen beeld nodig hebt. In andere gevallen raden we aan om een beeldverbinding met je smartphone, tablet of pc te gebruiken.

Voorbereiding

Lees voordat je aan de slag gaat eerst onderstaande tips door.

Zoom met beeldverbinding

• Zorg dat je een rustige plek hebt waar je goed kunt zitten.

• Controleer of de microfoon en camera werken, en zorg voor een stabiele internetverbinding en een volle accu als het apparaat niet aan de netstroom hangt.

• Gebruik bij voorkeur een koptelefoon, zeker als er veel achtergrondgeluid is.

• Werk je op een PC, maak dan voor de beste internetverbinding gebruik van een netwerkkabel. Gaat dat niet gebruik dan Wifi.

• Werk je op smartphone of tablet, gebruik dan Wifi. Gebruik via Mobiel internet op je telefoon (of tablet) wordt met je bundel verrekend en kan dus kosten met zich meebrengen.

• Zorg dat je ruim voor aanvang van de afspraak de uitnodigingslink van Visio (bijvoorbeeld per email) hebt geactiveerd. Hoe je dit doet lees je verderop. Je komt dan uit in de digitale wachtkamer van Zoom en bent startklaar. Het gesprek zal starten zodra de Visio medewerker zich meldt.

Zoom telefonisch

• Zorg dat je een rustige plek hebt waar u goed kunt zitten.

• Zorg voor een stabiele verbinding en een opgeladen batterij. Gebruik indien er veel achtergrondgeluid is een koptelefoon en zorg dat u ruim voor aanvang van de afspraak bent ingebeld.

Een Zoom sessie volgen met Windows pc of laptop

Installatie

1. Installeer eenmalig de software van Zoom (11mb) via de volgende link: https://zoom.us/support/download .

   Werk je met een Internet Explorer of Microsoft Edge?
   Klik onderin op Uitvoeren, of druk Alt +N om in de uitvoerbalk onderin te komen en kies vervolgens voor de optie “uitvoeren”. Doorloop daarna de vervolgstappen.

   

   Werk je met Chrome?
   Klik dan linksonder op Zoominstaller.exe. Werk je met het toetsenbord, navigeer dan met enkele malen de toets F6 naar het bestand Zoominstaller.exe en druk ENTER.
   

2. Als Zoom vraagt om je naam in te vullen, vul deze dan in en druk ENTER.

3. Sluit Zoom.

Starten van de sessie

1. Activeer nu de link die je van de Visio medewerker hebt gekregen. Zoom start.

2. Als dit de allereerste keer is dat je Zoom start, vraagt Zoom om je naam. Er staat al iets ingevuld, je hoeft dit niet te wijzigen.

3. Bevestig de naam met de knop Join Meeting door op ENTER te drukken.

4. Meestal krijg je nu een scherm met de vraag “Join with Video”. Bevestig deze knop door op ENTER te drukken.

5. Je komt nu even later in de digitale wachtruimte. In beeld verschijnt een welkomstscherm. Heb je een schermlezer, dan leest deze een welkomsttekst voor. Mogelijk is dit een Engelse tekst “de meeting host will let you in soon”.

6. Nu wacht je tot de Visio medewerker je toegang geeft. Zodra hij dit gedaan heeft komt de Visio medewerker in beeld.

7. Mogelijk krijg je nu nog een scherm met de vraag “Join with Computer Audio”. Bevestig ook deze knop.

Zoom sessie op pc of laptop beëindigen

1. Als de organisator de sessie beëindigt kom je na acht seconden in het openingsscherm van Zoom. Dit kun je sluiten met ALT + F4. Op laptops moet je mogelijk Fn+ALT+F4 drukken. Lukt het nog niet, dan moet je mogelijk eerst met ALT + TAB het zoomvenster actief maken.

2. Als je tijdens een sessie zelf wilt ophangen maak je eerst met ALT + TAB het Zoom Meeting venster het actieve venster. Dan druk je ALT + Q. Mogelijk krijg je nog een bevestigingsscherm. Navigeer met TAB naar de knop Leave Meeting en druk ENTER.

De belangrijkste Windows sneltoetsen

Voor een volledige lijst ga naar https://kennisportaal.visio.org/nl-nl/documenten/zoom-sneltoetsen

Toon de werkbalk altijd	Alt
Navigeren door alle vensters en knoppen	TAB
Microfoon geluid in- / uitschakelen	Alt + A
Beeld (video) aan / uit	Alt + V
Hand omhoog / omlaag (Raise hand)	Alt + Y
In-Meeting Chat-paneel weergeven / verbergen	Alt + H
Volledig scherm openen of sluiten	Alt + F
Navigeren tussen pop-upvensters van Zoom	F6 (werkt niet altijd)
Verlaat sessie	Alt + Q, daarna evt. TAB en ENTER.

Een Zoom sessie volgen met Android

Installatie

1. Instaleer eenmalig de app via de volgende link: https://play.google.com/store/apps/details?id=us.zoom.videomeetings&hl=nl

2. Sluit de app nadat deze is geïnstalleerd.

Starten van de sessie

1. Activeer de link die je op je smartphone of tablet hebt ontvangen van de Visio medewerker en doorloop de stappen.

   • Is het de eerste keer dat je een link voor een zoom meeting wilt openen? Mogelijk opent de app dan niet meteen en wordt gevraagd met welk programma je de link wil openen. Kies in dat geval voor Zoom en kies vervolgens “voor altijd”. Kies bij de optie “links openen” de optie “Openen in deze app.” Sluit het scherm door op de pijl naar links te drukken. Voor Talkback gebruikers: Zoek naar de tekst “omhoog navigeren knop” en tik dubbel om deze te activeren.

2. Zoom zal nu mogelijk vragen naar je naam, vul deze in en navigeer vervolgens naar de knop ”OK” en bevestig. (Dubbeltik bij gebruik van een schermlezer).

3. Als dit de allereerste keer is dat je Zoom start, vraagt Zoom daarnaast om akkoord te gaan met de privacy voorwaarden. Navigeer daarom naar de knop “i Agree” en bevestig.

4. Mogelijk verschijnt ook de melding “sign in to join”. Navigeer in dat geval naar de knop “not now” en bevestig deze. (dubbeltik bij gebruik van een schermlezer.

5. Het gesprek zal nu worden gestart, mogelijk is de medewerkers van Visio nog niet aanwezig. Je komt in dat geval uit in de digitale wachtkamer van Visio. Mogelijk staat op het scherm de tekst “waiting for the host to start this meeting”.

6. Nu wacht je tot de Visio medewerker je toegang geeft. Zodra hij dit gedaan heeft komt de Visio medewerker in beeld.

7. Mogelijk krijg je nu nog een scherm met de vraag “Join audio” Kies in dat geval voor “call Over Internet” en kies indien nodig voor “toestaan”.

Een Zoom sessie volgen met iPhone of iPad

Installatie

1. Installeer eenmalig de app via de volgende link: https://apps.apple.com/nl/app/zoom-cloud-meetings/id546505307

2. Sluit de app.

Starten van de sessie

1. Open de link die je hebt ontvangen van de Visio medewerker. Zoom zal nu starten.

2. Als dit de allereerste keer is dat je Zoom start, vraagt Zoom om je naam. Er staat al iets ingevuld, controleer deze en pas deze zo nodig aan. Navigeer naar de knop “continue” en bevestig (dubbeltik bij gebruik van een schermlezer).

3. Als de host (de medewerker van Visio) nog niet aanwezig is wordt hier melding van gemaakt. Je kan mogelijk pas verder zodra de medewerker aanwezig is. Het scherm verandert dan naar “video preview”. Een eventuele schermlezer maakt hier ook melding van.

4. Navigeer nu naar de knop” join with video en bevestig dit (dubbeltik bij gebruik van een schermlezer).

5. Mogelijk ontvang je nu nog een melding “zoom wil je berichten sturen”. Navigeer naar de knop “sta toe” of sta niet toe en bevestig (dubbeltik bij gebruik van een schermlezer).

6. Het kan zijn dat ook de melding “sign in to join” verschijnt. Navigeer in dat geval naar de knop “not now” en bevestig (dubbeltik bij gebruik van een schermlezer).

7. Nu wacht je tot de Visio medewerker je toegang geeft. Zodra hij dit gedaan heeft komt de Visio medewerker in beeld.

8. Daarna verschijnt mogelijk de melding “to hear others, please join audio”. Navigeer naar de knop “Call Over Internet” en bevestig (dubbeltik bij gebruik van een schermlezer).

9. Het gesprek zal nu worden gestart.

Een Zoom sessie telefonisch volgen

Het stappenplan voor het inbellen verschilt per besturingssysteem en wordt daarom hieronder uitgesplitst in een stappenplan voor de iPhone, voor Android telefoons en voor overige telefoons zoals een huistelefoon of traditionele mobiel (geen smartphone).

Tijdens een sessie kun je onderstaande commando’s (doorkiesnummers) gebruiken:

Druk ** om alle commando’s te horen

Druk *9 als je je hand wil opsteken in een discussie.

Druk *6 om je microfoon te dempen.

Traditionele telefoons (geen smartphones)

Let op! Voor het inbellen via deze route is het nodig om het Meeting ID, wachtwoord en te bellen telefoonnummer bij de hand te hebben. Deze gegevens vind je in de Zoom uitnodiging.

1. Open de zoom uitnodiging die u heeft ontvangen van Visio.

2. Ga naar de tekst “Dial by your location”

3. Het telefoonnummer staat achter of onder deze tekst. Kies het telefoonnummer dat begint met +31. Omdat je vanuit Nederland belt moet je deze cijfers vervangen door een 0. Het nummer dat je gaat intoetsen begint dan met 020.

4. Bel nu naar het zojuist geconstrueerde 020 nummer.

5. Tijdens het bellen wordt gevraagd naar het meeting ID die u eveneens in de mail kan vinden. Het ID bestaat uit 11 cijfers, sluit af met een hekje (het # teken)

6. Er wordt gevraagd naar de participant ID, deze gebruiken we niet. Voer daarom hier een hekje in.

7. Vul nu het wachtwoord in (zes cijfers) gevolgd door een hekje.

8. Als de verbinding tot stand is gebracht wordt dit gemeld, even als het aantal deelnemers aan het gesprek.

Tijdens een sessie kun je onderstaande commando’s (doorkiesnummers) gebruiken:

Druk ** om alle commando’s te horen

Druk *9 als je je hand wil opsteken in een discussie.

Druk *6 om je microfoon te dempen.

iPhone telefonisch

1. Open de zoom uitnodiging die je hebt ontvangen van Visio.

2. Scrol naar de tekst “One tap mobile”.

3. Tik op het nummer dat achter of onder deze tekst staat (dubbeltik bij gebruik van Voice-over).

4. Bevestig dat u dit nummer wilt bellen.

5. De iPhone gaat nu bellen. Je hoort: Welcome to Zoom. Nu hoef je niets meer te doen. Wacht tot de verbinding automatisch tot stand wordt gebracht.
   Het meeting ID en het wachtwoord worden daarbij (hoorbaar) automatisch ingevuld.

6. Als de verbinding tot stand is gebracht wordt dit gemeld, evenals het aantal deelnemers aan het gesprek.

Tijdens een sessie kun je onderstaande commando’s (doorkiesnummers) gebruiken:

Druk ** om alle commando’s te horen.

Druk *9 als je je hand wil opsteken in een discussie.

Druk *6 om je microfoon te dempen.

Merk op dat bij het gebruik van VoiceOver het intoetsen hiervan bemoeilijkt kan worden doordat je telefoon tijdens belsessie het spraakvolume laag zet.

Android telefonisch

Let op! Bij het inbellen wordt naar een wachtwoord gevraagd, hou deze dus bij de hand! Het wachtwoord ofwel passcode van de sessie kun je vinden in de Zoom uitnodiging en bestaat uit zes cijfers.

1. Open de zoom uitnodiging die je hebt ontvangen van Visio.

2. Scrol naar de tekst “One tap mobile”.

3. Tik op het nummer dat achter of onder deze tekst staat (dubbeltik bij gebruik van Talkback).

4. Het nummer wordt nu gebeld, de meeting ID wordt (hoorbaar) automatisch ingevuld.

5. Mogelijk wordt nu gevraagd naar participant ID, voer een hekje in om door te gaan. Het hekje is het teken #.

6. Mogelijk wordt nu gevraagd om het wachtwoord (zes cijfers) van meeting in te vullen en af te sluiten met een hekje.

7. Als de verbinding tot stand is gebracht wordt dit gemeld, evenals het aantal deelnemers aan het gesprek.

Tijdens een sessie kun je onderstaande commando’s (doorkiesnummers) gebruiken:

Druk ** om alle commando’s te horen.

Druk *9 als je je hand wil opsteken in een discussie.

Druk *6 om je microfoon te dempen.

Meer weten? Bekijk ook de video’s

De instructie voor laptop of pc is ook bij Visio op Youtube te zien.

Bekijk de video deel 1: Zo installeer je Zoom

Bekijk de video deel 2: Zo accepteer je een uitnodiging

Heb je nog vragen?

Mail naar kennisportaal@visio.org, of bel 088 585 56 66.

Meer artikelen, video’s en podcasts vind je op kennisportaal.visio.org

Koninklijke Visio

expertisecentrum voor slechtziende en blinde mensen

www.visio.org